RODO Zmiany od maja 2018 r. –Podania jakich danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy a jakich od pracownika ?

Z dniem 25 maja 2018 r. w życie wchodzą przepisy rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Jakich danych będzie mógł żądać pracodawca  od kandydata do pracy?

Od maja 2018  nowe brzmienie otrzyma  art. 221 § 1 k.p. zawierający wykaz  danych osobowych, których podania może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Od maja 2018 pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy podania danych:

– imienia (imion) i nazwiska;

– daty urodzenia;

– adresu do korespondencji (NIE adres zamieszkania- jak obecnie) ;

– adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu;

– wykształcenia;

– przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Obecnie przyszły pracodawca nie może żądać od kandydata podania adresu poczty elektronicznej lub podania numeru telefonu.  Po zmianie  art. 221 § 1 k .p. będzie miał taką możliwość.

Wg mnie fajna zmiana i tak martwego przepisu gdyż kandydaci i tak sami podawali/ podają  pracodawcom dobrowolnie te dane.

Pracodawca nie będzie mógł (choć nie wielu się na to decydowało ze względu na małą przydatność danej na etapie rekrutacji) żądać od kandydata do pracy podania jak dotychczas imion rodziców.

Podania jakich danych może żądać pracodawca od zatrudnionego już pracownika po zmianach w maju 2018?

Po zmianie  art. 221 § 2 k.p., od osoby już zatrudnionej, pracodawca będzie mógł domagać się podania :

– adresu zamieszkania ( NIE do korespondencji!);

– numeru PESEL, a w przypadku jego braku, rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;

– innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

A co z numerem telefonu prywatnego zatrudnionego już pracownika i adresem jego prywatnej poczty elektronicznej czy z  adresem do korespondencji? 

HA ! i tu mamy mały haczyk gdyż od kandydata możemy żądać podania tych danych ale od pracownika już nie,  chyba że wyrazi nam na to zgodę!

Przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i prywatnego numeru telefonu, już po nawiązaniu stosunku pracy, będzie możliwe wyłącznie, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przetwarzanie innych danych osobowych (nie wymienionych powyżej, czyli tych dotyczących zarówno pracownika, jak i osoby ubiegającej się o zatrudnienie) będzie dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczyć one będą stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą na to zgodę (oświadczenie w wersji  papierowej lub elektronicznej).

 

Na co RODO pracodawcy nie pozwoli?

Nawet za zgodą pracownika nie będzie możliwe zbieranie i przetwarzanie danych osobowych związanych ze sferą intymną człowieka, takich jak dane o nałogach, stanie zdrowia oraz o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

W przypadku danych biometrycznych (dane wrażliwe!) pracodawca będzie mógł je przetwarzać, jeśli dotyczą one stosunku pracy i wyłącznie w odniesieniu do pracowników, a więc nie kandydatów do pracy. Jednocześnie warunkiem legalności przetwarzania danych biometrycznych będzie zgoda pracownika (oświadczenie złożone w postaci papierowej lub elektronicznej -projekt art. 222 § 1 k.p.). Brak zgody nie będzie mógł być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Nie będzie mógł powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Nie będzie mógł stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, czy też wypowiedzenia stosunku pracy.

A co z innymi danymi, których podania wymagają odrębne przepisy?

Pracodawca  będzie mógł żądać podania danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynikać będzie z odrębnych przepisów lub gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem. Np. informacja o zatrudnieniu w innej firmie, informacja o stopniu niepełnosprawności czy świadczeniu  z ZUS.

Co z monitoringiem w miejscu pracy? Gdzie można umieszczać kamery a gdzie jest to zabronione?

Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca będzie mógł wprowadzić szczególny nadzór nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci  monitoringu.  Monitoring nie będzie jednak mógł stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Nie będzie mógł również obejmować pomieszczeń, które nie są przeznaczone do wykonywania pracy, zwłaszcza pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek lub palarni. Tak uzyskane dane osobowe pracowników pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały one zebrane. Będzie mógł je przechowywać przez okres niezbędny dla realizacji tych celów. Pracodawca będzie miał obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy (forma pisemna bądź ustna)  nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. Jeśli chodzi o nowych pracowników to przed dopuszczeniem ich do pracy pracodawca będzie miał obowiązek poinformować o stosowaniu monitoringu.

Co z rejestracją aktywności pracownika na komputerze?

Nadal nieuregulowaną kwestią pozostanie śledzenie przez pracodawcę ruchu internetowego pracowników. Stosując pewną analogię do monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, a także dotychczasową praktykę w tym zakresie, należy przyjąć że pracodawca może korzystać z oprogramowania rejestrującego aktywność pracownika na komputerze, ale pracownik powinien zostać o tym uprzednio poinformowany. W każdym jednak wypadku, pracodawca nie powinien gromadzić informacji dotyczących życia prywatnego pracowników, tj. haseł lub zawartości prywatnej skrzynki pocztowej, czy też hasła i danych do konta bankowego pracownika.

Pracodawco- ta uwaga jest specjalnie dla Ciebie! Do tej pory nie spotkałam się ze szczególnym wertowaniem i wnikliwym czytaniem kwestionariuszy osobowych np. przez Inspektorów Pracy jednak coś czuję, że po całym szumie medialnym wokół RODO i ochrony danych osobowych może się to zmienić.  Dlatego radzę przejrzeć dotychczasowe druczki i wprowadzić na czas modyfikacje 🙂 Zwłaszcza jeśli korzystacie z gotowych druczków zakupionych w sklepie papierniczym.